Ochrana osobních dat zaměstnanců

Zaměstnavatelé přicházejí do styku s množstvím personálních dat svých zaměstnanců, které podléhají ochraně podle zákona č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Zákon, bohužel, nemá žádné zvláštní ustanovení o osobních údajích pro účely personální práce a pracovněprávních vztahů, což způsobuje některé praktické problémy při jeho interpretaci a používání.

Za osobní údaj je pro účely zákona považován jakýkoliv údaj, týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů tj. takového, jehož identitu lze přímo nebo nepřímo zjistit na základě jednoho nebo více osobních údajů, aniž by to vyžadovalo nepřiměřené úsilí.

Osobní údaje zpracovává jejich správce (tím je i zaměstnavatel), který k tomu eventuálně může zmocnit nebo pověřit jiný subjekt zpracovatele (tím je např. dodavatel zpracování mezd). Shromažďovat a jinak zpracovávat je možné pouze osobní údaje odpovídající stanovenému účelu v námi posuzované věci danému pracovnímu vztahu a to v rozsahu, nezbytném pro naplnění tohoto účelu. Musí jít o údaje pravdivé a přesné, přičemž správce je povinen ověřovat, zda tomu tak skutečně je.

Pro účely personální práce je možné bez souhlasu zaměstnance zpracovávat jeho údaje:

1. jde-li o zpracování stanovené zvláštním zákonem (např. mzdové údaje mzdové listy podle zákona o účetnictví nebo evidence pracovní doby podle § 96 ZP)

2. jestliže je nezbytné, aby subjekt údajů mohl vstoupit do jednání o smluvním vztahu (např. o uzavření pracovní smlouvy) nebo aby plnil ujednání smlouvy (např. pracovní) uzavřené se správcem,

3. pokud je to nezbytné pro ochranu práv správce to je významné zejména pro zpracovávání osobních údajů o bývalém zaměstnanci v době po skončení pracovního vztahu, jestliže by ještě mohl vzniknout soudní spor o některé nároky či jiná práva z tohoto vztahu.

Dá se říci, že ke zpracování většiny osobních údajů, které zaměstnavatelé shromažďují, není souhlasu zaměstnance vůbec třeba.

Citlivé údaje

Zvláštní, zpřísněný režim je zaveden u citlivých osobních údajů. Za ně jsou považovány údaje o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v politických stranách či hnutích nebo odborových či zaměstnaneckých organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, trestné činnosti, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu (viz § 9 až 12 zákona 101/2000 Sb).

Zpracovávání těchto údajů je možné, jen pokud je tak stanoveno zvláštním zákonem (to se v pracovněprávních vztazích týká například údajů o zdravotním stavu pro účely evidence a odškodňování pracovních úrazů a nemocí z povolání podle zákoníku práce).

Zaměstnavatelé musí proto zvážit, které osobní údaje zaměstnanců, popřípadě jim blízkých osob, mohou zpracovávat, a zda k nim potřebují nebo nepotřebují souhlas příslušné osoby. Zvláště u citlivých údajů je nutná opatrnost.

Zaměstnavatelé mají povinnost písemně oznámit Úřadu pro ochranu osobních údajů, že osobní údaje zpracovávají. Oznámení nemusí být učiněno ve vztahu k údajům, jejichž zpracování je uloženo zákonem (mzdová evidence, evidence pracovní doby, pracovních úrazů a nemoci z povoláni, obsah pracovních smluv apod.). Týká se ovšem některých údajů, na něž bývá zájemce o zaměstnání dotazován, obvykle v osobním dotazníku (např. průběh dosavadních zaměstnání.)

Povinnosti mzdových účetních

Zaměstnanci správce nebo zpracovatele osobních údajů, kteří příslušná data zpracovávají nebo s nimi přicházejí pracovně do styku (personalisté, mzdové účetní, vedoucí zaměstnanci), se musí řídit podmínkami, které jejich zaměstnavatel pro nakládání s údaji stanovil. Mají povinnost mlčenlivosti, a to i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací. Za porušení mlčenlivosti se ovšem nemůže považovat používání chráněných dat k účelům, stanoveným zaměstnavatelem (správcem či zpracovatelem), které odpovídají zákonu.