Jaké údaje je nutné vést o zaměstnanci

Osobní nebo také personální evidence o zaměstnancích představuje souhrn informací, které potřebuje zaměstnavatel k plnění svých zaměstnavatelských funkcí, a to ve vztahu k sobě samému, k zaměstnancům i k orgánům, které jsou oprávněny některé údaje vyžadovat.

Formální požadavky na osobní evidenci nejsou, jako celek žádným zákonem stanoveny, ale obsah sledovaných údajů vyplývá z příslušných zákonů. Jedná se zpravidla o následující skupiny údajů a údaje:

Osobní údaje zaměstnance

Přímení, jméno, tituly, datum a místo narození, rodinný stav, státní občanství, adresa trvalého pobytu, rodné číslo.

Údaje související s pracovněprávním vztahem

Údaje o vzniku, změnách a skončení pracovního poměru nebo jiného pracovněprávního vztahu.

Doklady související s pracovněprávním vztahem

• Pracovní smlouva, její změny, potvrzená přihláška OSSZ, v případě nástupu plného nebo invalidního důchodce, poživatele předčasného starobního důchodu potvrzena ohlašovací povinnost, přihlášení ke zdravotní pojišťovně, doklad o rozvázání pracovního poměru, včetně kopie potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), případný pracovní posudek (byl-li na zaměstnance na jeho žádost vypracován)
• Doklady o předchozím pracovním poměru, především potvrzení o zaměstnání, popřípadě i pracovní posudek, byl-li zaměstnancem předložen.
• Údaje o dosažené kvalifikaci (fotokopie příslušných vysvědčení, osvědčení či diplomů, nebo výpisy z nich), údaje o školeních a přezkušování u vybraných profesí, pro něž jsou tyto povinnosti stanoveny právními předpisy, popřípadě údaje o získané praxi.
• Doklad od soudu, který nařídil výkon soudního rozhodnutí srážkami ze mzdy (exekucí).
• Údaje o zdravotní způsobilosti k výkonu práce, tj. příslušné lékařské posudky, doba, po kterou občan vykonával vojenskou základní (náhradní nebo civilní službu), záznam o tom, zda občan pobírá důchod, druh důchodu, číslo rozhodnutí o pobíráni důchodu.
• Mzdový list je součástí mzdové evidence, který kromě údajů o hrubém a čistém příjmu, zákonných srážkách atd. obsahuje i údaje o osobách, na něž zaměstnanec uplatňuje daňový odpočet (nezdanitelné částky příjmu).
• Evidence pracovní doby, včetně časových údajů o práci přesčas pro účely sledování limitů
• Evidenční list důchodového pojištění
• Prohlášení k dani z příjmů
• Jiné doklady, například kopie informací o zaměstnanci, které zaměstnavatel poskytl orgánům oprávněným je vyžadovat, upozornění na porušení pracovní kázně apod.

Přijatá a vydaná potvrzení o zaměstnání (zápočtové listy), podklady pro jejich zpracování a údaje mzdové evidence je nutno archivovat. Podle zákona o účetnictví se mzdové údaje vztahující se k důchodové evidenci archivují 20 let. Lze však doporučit, aby právně významné části osobního spisu zaměstnance, zejména doklady mzdové evidence, byly uloženy (archivovány) až po dobu cca 40 let (do doby odchodu do důchodu).